Wat kan ik als ondernemer zelf doen om onbetaalde facturen te innen?

| Annelien Maurissen

Onbetaalde facturen, het is iets waar je als ondernemer liefst zo min mogelijk mee te maken hebt. Toch is het een realiteit. Zelfs voor de coronacrisis bleef veertig procent van de facturen openstaan na vervaldag. Tien procent daarvan is een regelrechte wanbetaling en wordt nooit betaald. Slechts drie procent wordt afgeschreven als oninvorderbaar. Maar wat kan je als ondernemer doen om dit percentage zo dicht mogelijk bij nul te krijgen? Als je zelf een aantal zaken preventief en doordacht aanpakt, is de kans veel groter dat je facturen op tijd betaald worden.

Stap voor stap van onbetaalde factuur naar betaling

Stap 1: screen nieuwe klanten

Een nieuwe klant binnenhalen is natuurlijk fantastisch, maar neem ook even de tijd om te kijken met wie je te maken hebt. Je wil immers in zee gaan met een stabiele partner. Een snelle achtergrondcheck geeft je een beter beeld van de reputatie en financiële situatie van je klant.

Stel jezelf volgende vragen:

  • Heeft het bedrijf een goede naam binnen zijn sector?
  • Zijn ze gemakkelijk vindbaar online?
  • Waar is het bedrijf precies gelegen?
  • Hoe bereikbaar zijn ze via e-mail, vaste lijn of gsm?
  • Hoe ziet de jaarbalans eruit op de site van de Nationale Bank?
  • Wie leidt het bedrijf?
  • Ga op zoek naar klantenervaringen op Google of sociale media.

Stap 2: stel duidelijke voorwaarden op

In je factuurvoorwaarden leg je heldere afspraken vast, zoals betalingsmodaliteiten en -termijnen en wat er gebeurt als je klant niet op tijd betaalt. Ook de extra kosten die worden aangerekend bij niet-betaling, zet je erin. Bezorg deze voorwaarden aan al je klanten. Vermeld ze ook achteraan op je factuur of verwijs ernaar via een link als je digitaal factureert.

Stap 3: factureer snel en correct

Heb je een levering gedaan of een dienst verleend, factureer dan snel en correct (ten laatste de vijftiende van de maand die volgt op de prestatie). Zorg dat je factuur alle noodzakelijke vermeldingen bevat en vergeet niet te verwijzen naar je factuurvoorwaarden.

Als het niet lukt om alles snel te factureren, kan je werken met een voorafbetaling, tussentijdse facturen of voorschotten. Praat erover met je klant en maak duidelijke afspraken. In de bouw is het bijvoorbeeld gebruikelijk een voorschot aan te rekenen zodra de materialen besteld zijn. Neem die afspraken op in je factuurvoorwaarden.

Stap 4: volg betalingen op

Volg je facturen van nabij op en stuur meteen een herinnering wanneer je vervaldatum verstreken is en de betaling uitbleef. Neem eventueel informeel contact op via telefoon. Blijven je herinneringen zonder gevolg? Verstuur dan een officiële aangetekende ingebrekestelling.

Zet een systeem van reminders op zodat je op tijd kan schakelen en niets over het hoofd ziet. E-facturatie of e-invoicing kan een grote meerwaarde zijn.

Stap 5: schakel externe hulp in

Heb je geen tijd of zin om zelf achter onbetaalde facturen aan te gaan? Leveren je eigen inspanningen niets op? Doe dan beroep op een specialist. Bij Go Solid vind je een snelle, gemakkelijke en kosteloze oplossing voor je onbetwiste facturen. Stuur je onbetaalde factuur in via onze applicatie en ontdek het zelf!

Voorkomen is beter dan genezen. Een cliché dat zeker geldt voor onbetaalde facturen. Wees voorbereid als je te maken krijgt met onbetaalde facturen! Go Solid staat hierbij steeds voor je klaar.

Meer tips & tricks om je facturatie en opvolgingstraject te optimaliseren? Download nu ons gratis e-book!