Comment établir une bonne gestion des débiteurs ?

| Annelien Maurissen

La gestion des débiteurs peut faire en sorte qu’une entreprise demeure florissante ou non. Un bon suivi depuis le devis jusqu’au paiement est indispensable pour pouvoir faire de nouveaux investissements dans une entreprise croissante et maintenir une trésorerie saine. Mais cette gestion des débiteurs, qu’est-ce que c’est ? Et par où commencer ?

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Mieux vaut prévenir que guérir

Littéralement, la gestion des débiteurs signifie administrer vos débiteurs. En d’autres termes, il s’agit de toutes les étapes que vous mettez en place pour assurer le paiement (à temps) de vos factures. Vous pensez immédiatement à la rédaction de rappels de paiement, passer des coups de téléphone et envoyer des e-mails et lorsqu’aucun paiement ne survient, envoyer une mise en demeure ou faire appel à une partie externe.

Mais une bonne gestion des débiteurs commence bien avant cela, dès le premier contact client. La qualité du premier contact a déjà beaucoup d’influence sur la rapidité avec laquelle une facture sera finalement payée. Cela n’aide pas seulement à recevoir votre argent (à temps) et à anticiper les problèmes de trésorerie, mais veille également à renforcer votre relation client et votre réputation.

 

Huit étapes pour une bonne gestion des débiteurs

Il n’existe pas une gestion des débiteurs uniforme et valable pour tous. Le paiement anticipé est une habitude dans certains secteurs tandis que dans d’autres, il est préférable de fonctionner à l’aide de paiements partiels tout au long du projet. Cela n’empêche pas que certaines étapes standards doivent nécessairement être suivies pour établir une bonne gestion des débiteurs pour votre entreprise.

 

  1. Planifiez-la comme une tâche fixe

La rédaction et le suivi des factures exigent du temps. Planifiez-les donc comme des tâches hebdomadaires et soyez-en conscient. Vous éviterez ainsi de perdre les délais de paiement de vue et vous pourrez envoyer un rappel de paiement à temps si le paiement fait défaut.

 

  1. Connaissez votre client

Apprenez à connaître votre client dès le premier contact. Comment est-il arrivé chez vous ? Ces informations vous permettront également d’optimiser votre marketing externe. Cherchez votre client dans Google. Peut-on le retrouver facilement ? Diminuer le risque de mauvais payeurs ou d’une possible faillite est important, d’autant plus en ces temps de corona. Vous avez un doute ? Consultez le bilan annuel sur le site internet de la Banque nationale.

 

  1. Ayez des accords clairs

Avant de fournir des biens ou des services, il est toujours conseillé d’établir des accords clairs et de les mettre par écrit. Vous y reprendrez toutes les informations spécifiques en ce qui concerne la livraison comme la description, les coûts totaux, le délai de livraison et celui du paiement. Mais vous ajoutez également le nom et la fonction de votre personne de contact et les informations de votre entreprise et celle de votre client. Vous pouvez enfin encore ajouter des conditions complémentaires et référer à vos conditions générales.

 

  1. Facturez immédiatement après la livraison

Il est important d’établir et d’envoyer votre facture le plus rapidement possible après la livraison de vos biens ou de vos services.  Plus vous facturerez tard, plus longtemps vous devrez attendre votre argent. Mentionnez-y toutes les informations nécessaires comme une description, les montants, le numéro de compte et le délai de paiement. Mais n’oubliez pas non plus la communication de paiement afin de retrouver facilement le paiement dans votre comptabilité.

 

  1. Envoyez un premier rappel

Pas de paiement après l’expiration du délai ? Envoyez alors un rappel bref et sympathique. Il s’agit peut-être d’un oubli de la part de votre client. Demandez-lui de se manifester dans les sept jours. Renvoyez vers le numéro de facture et mentionnez le montant dû ainsi que la date d’échéance de votre facture. Notre conseil : n'énumérez pas vos rappels autrement votre client pensera que d’autres suivront avant que vous n’entrepreniez des étapes ultérieures.

 

  1. Il est temps pour un deuxième rappel

Toujours aucun paiement après 7 jours ? Téléphonez pour découvrir pourquoi le paiement n’a pas été effectué. Vous pouvez souvent compter sur la sympathie de votre client via un contact personnalisé. Adoptez dès lors un ton compréhensif.

 

  1. Sommation par e-mail et par courrier

Toujours pas de paiement ? Vous pouvez alors durcir le ton tout en demeurant respectueux. Vous devez bien évidemment être payé pour les biens ou services fournis. Mentionnez les frais imputés et les conséquences qui suivront si le paiement fait défaut. 

 

  1. L’aide d’une partie externe

Toujours pas de paiement reçu ? Il existe de nombreuses parties externes qui peuvent vous aider. Optez pour le bon partenaire ayant les mêmes valeurs que vous. Go Solid aide les entrepreneurs à recouvrer les factures incontestées impayées de manière intègre et rentable.

 

Il est très important de suivre les étapes de votre gestion des débiteurs de manière consciencieuse et cohérente. Plus longtemps votre facture demeurera impayée, plus petites seront les chances d’être payé et moins vous disposerez d’argent pour payer vos fournisseurs ou votre personnel. Mais cela peut aussi endommager votre crédibilité en tant qu’entrepreneur. Car si vous-même vous ne suivez pas correctement vos factures impayées, pourquoi votre client devrait-il correctement payer ses factures ?

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