Goed debiteurenbeheer, hoe pak je dat aan?

Voorkomen is beter dan genezen

Letterlijk betekent debiteurenbeheer het beheren van jouw debiteuren. Met andere woorden bevat het alle stappen die je zet om ervoor te zorgen dat jouw openstaande facturen (op tijd) worden betaald. Je denkt al snel aan het opstellen van betalingsherinneringen, telefoontjes plegen en e-mails versturen en, wanneer je echt geen betaling ontvangt, een ingebrekestelling versturen of een externe partij inschakelen.

Goed debiteurenbeheer start eigenlijk veel vroeger. Al bij het eerste klantencontact. De kwaliteit van dit eerste contact heeft al heel wat invloed op de snelheid waarop een factuur uiteindelijk betaald zal worden. Daarnaast helpt het je niet alleen je geld (op tijd) te ontvangen en cashflowproblemen te voorkomen, het zorgt er ook voor dat je jouw klantenrelatie en reputatie versterkt.

 

In 8 stappen naar een goed debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is zeker geen ‘one size fits all’-verhaal. In de ene sector werken ze vaak met een voorafbetaling, in de andere sector wordt met deelbetalingen gewerkt doorheen het project. Dit neemt niet weg dat er bepaalde standaard stappen zijn die je kan volgen voor een goed debiteurenbeheer op te stellen voor jouw zaak.

 

1. Plan het in als een vaste taak

Het opstellen en opvolgen van facturen vergt tijd. Plan het dus in als een vaste wekelijkse taak en ga er bewust mee om. Zo voorkom je dat je betaaltermijnen uit het oog zal verliezen en kan je tijdig een betalingsherinnering uitsturen, wanneer de betaling uitblijft.

 

1. Ken je klant

Leer je klant al bij het eerste contact kennen. Hoe is hij bij jou terecht gekomen? Dit bevat ook waardevolle informatie om je externe marketing te optimaliseren. Google je nieuwe klant. Is hij gemakkelijk vindbaar? Zeker in coronatijden, is het verkleinen van het risico op wanbetalers of een mogelijks faillissement van belang. Twijfel je? Raadpleeg de jaarbalans op de site van de Nationale Bank.

 

1. Maak duidelijke afspraken

Voor je de goederen of diensten levert is het altijd aangewezen om duidelijke afspraken te maken en deze op papier te zetten. Hierin vermeld je alle specifieke informatie m.b.t. de levering zoals omschrijving, totale kosten, levertermijn en betalingstermijn. Maar je voegt ook de naam en functie van je contactpersoon toe en de gegevens van jouw onderneming en die van je klant. Tot slot kan je nog aanvullende voorwaarden toevoegen en verwijzen naar je algemene voorwaarden.

 

1. Factureer meteen na levering

Het is opportuun om zo snel mogelijk na het leveren van de goederen of diensten je factuur op te maken en te verzenden. Hoe later je jouw factuur verstuurt, hoe langer je namelijk op je geld moet wachten. Vermeld hier zeker alle nodige informatie, zoals omschrijving, bedragen, rekeningnummer en betaaltermijn. Maar vergeet ook geen betaalmededeling toe te voegen, zodat jij de betaling gemakkelijk kunt afpunten in je boekhouding.

 

1. Verstuur een eerste herinnering

Na afloop van de betalingstermijn nog geen betaling ontvangen? Stuur dan een korte en vriendelijke eerste herinnering. Het betreft misschien een vergetelheid van je klant. Vraag om binnen de zeven dagen te betalen. Verwijs nog even naar het factuurnummer en vermeld het openstaande bedrag en de vervaldatum van je factuur. Onze tip: nummer je herinneringen niet, want anders denkt je klant dat er nog meerdere komen vooraleer je verdere stappen zou ondernemen.

 

1. Tijd voor een tweede herinnering

Na 7 dagen nog steeds geen betaling? Neem telefonisch contact op om te achterhalen waarom de betaling niet werd uitgevoerd. Met een persoonlijk contact kan je vaak rekenen op sympathie van je klant. Hou dus zeker een begripvolle toon aan.

 

1. Aanmaning per e-mail en post

Nog steeds geen betaling? Nu mag je toon wel wat harder, maar nog steeds respectvol. Je moet natuurlijk wel betaald worden voor de geleverde goederen of diensten. Vermeld de aangerekende kosten en de consequenties die zullen volgen wanneer betaling uitblijft. 

 

1. Hulp van een externe partij

Nog steeds geen betaling mogen ontvangen? Er zijn heel wat externe partijen die je kunnen ontzorgen. Zoek de juiste partner die voor dezelfde waarden als jij staat. Go Solid helpt ondernemers hun onbetwiste, onbetaalde B2B-facturen te innen op een integere en kostenefficiënte manier.

 

Het is dus superbelangrijk om de stappen in jouw debiteurenbeheer zorgvuldig en consistent op te volgen. Hoe langer je facturen openstaan, hoe kleiner de kans dat ze nog betaald worden en hoe minder geld jij hebt om leveranciers of personeel te betalen. Maar het kan er anders ook voor zorgen dat je je geloofwaardigheid als ondernemer kan verliezen. Want als jij jouw openstaande facturen niet correct opvolgt, waarom zou jouw klant zijn facturen dan correct betalen?

Meer weten over het optimaliseren van jouw debiteurenadministratie? Download ons gratis e-book boordevol tips om onbetaalde facturen te innen en te voorkomen.