De réactif à proactif : comment anticiper les retards de paiement ?
Lorsque vous lancez une entreprise, vous êtes principalement occupé(e) à structurer le cœur de vos activités. Lors de l’élaboration d’un plan financier, mieux vaut s’arrêter un instant sur les paiements en retard et ce que vous pouvez faire pour les anticiper. Les factures impayées sont malheureusement une réalité. Près de 37,6 % des factures sont payées en retard et 1,7 % d’entre elles ne le seront jamais. De nombreuses checklists se concentrent sur ce que vous pouvez faire lorsque votre client(e) ne paie pas mais vous pouvez également anticiper de telles situations.
L’importance d’avoir des accords clairs
Des accords clairs sont de la plus haute importance. Mais veillez à respecter ce qui a été conclu. Si cela se passait mal, vous aurez quelque chose sur quoi vous appuyer. Entre professionnels, tout n’est pas forcément mis par écrit. Logique car trop de paperasse entraverait rapidement les échanges commerciaux.
Un contrat écrit est certes une bonne chose mais n’est pas forcément nécessaire. Des accords oraux sont tout aussi valables que ceux écrits mais ils sont plus difficiles à prouver. Lors de transactions commerciales, vous avez plusieurs possibilités de fournir cette preuve. Un e-mail, un sms ou un message WhatsApp sont par exemple suffisants.
Faites toujours signer un devis ou demandez un accord formel par e-mail. Des accords concrets ont été conclus durant une conversation ? Confirmez-le par e-mail avec la mention « comme convenu ».
Des conditions de facturation intelligibles comme cadre contractuel
Outre une facture correctement établie, des conditions de facturation peuvent stimuler un paiement en temps et heure. Elles ne sont pas légalement obligatoires mais c’est fortement recommandé. Vous évitez de nombreuses discussions et les éventuels problèmes sont plus vite résolus. Les « petits caractères » définissent notamment ce qu’il se passe en cas de problème de paiement.
En rédigeant des conditions de facturation, vous créez un bon cadre contractuel qui vaut pour chaque accord avec une autre entreprise. Remettez-les à votre client et demandez une signature ou une confirmation. Une facture est acceptée tacitement si elle n’est pas contestée à court terme. Les conditions de facturation au verso de votre facture ou en référence via un lien internet sont automatiquement acceptées dans une relation professionnelle.
Ne recopiez bien pas des conditions de facturation mais adaptez-les à votre entreprise, à votre activité et à votre secteur. Prenez éventuellement l’avis d’un juriste. Vous pouvez également inclure une indemnité en cas de non-paiement mais restez raisonnable.
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