Van reactief naar proactief: hoe kan ik wanbetalingen voorkomen
Wanneer je een onderneming start, ben je voornamelijk bezig met het opzetten van je kernactiviteit. Bij het uitwerken van een financieel plan is het goed om ook al eens stil te staan bij wanbetalingen en wat je kan doen om deze te voorkomen. Helaas zijn onbetaalde facturen een realiteit. Zo’n 37,6 procent van de facturen wordt te laat betaald, waarvan 1,7 procent uiteindelijk zelfs helemaal niet wordt betaald. Heel wat checklists concentreren zich op wat je kan doen wanneer je klant niet betaalt, maar je kan ook vooraf voorkomen dat een dergelijke situatie zich zou voordoen.
Het belang van duidelijke afspraken
Duidelijke afspraken maken is het allerbelangrijkst. Maar zorg wel dat je bijhoudt wat werd afgesproken. Als er dan iets misloopt, heb je iets om op terug te vallen. Tussen professionelen wordt niet altijd alles op papier gezet. Niet onlogisch, want te veel papierwerk zou vlot handelsverkeer in de weg staan.
Een geschreven contract is uiteraard prima, maar niet per se nodig. Mondelinge overeenkomsten zijn even geldig als schriftelijke, alleen is het bewijs ervan moeilijker. In handelszaken heb je wel veel vrijheid om dat bewijs te leveren. Een e-mail, sms of WhatsApp-bericht is bijvoorbeeld voldoende.
Laat een offerte steeds ondertekenen of vraag een uitdrukkelijk akkoord via e-mail. Werden er tijdens een gesprek concrete afspraken gemaakt? Bevestig ze per e-mail met de vermelding ‘zoals afgesproken’.
Begrijpelijke factuurvoorwaarden als contractueel kader
Naast een correct opgestelde factuur kunnen bijkomende factuurvoorwaarden tijdige betaling stimuleren. Ze zijn niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden. Je voorkomt er veel discussie mee en eventuele problemen zijn sneller opgelost. Die ‘kleine lettertjes’ bepalen onder meer wat er gebeurt bij een betalingsprobleem.
Door factuurvoorwaarden op te stellen, creëer je een goed contractueel kader dat geldt voor elke overeenkomst met een andere onderneming. Bezorg ze aan je klant en vraag om een handtekening of bevestiging. Een factuur wordt geacht stilzwijgend aanvaard te zijn als ze niet betwist wordt op korte termijn. Staan je factuurvoorwaarden achteraan op je factuur of verwijs je ernaar via een link, dan zijn ze in een professionele relatie automatisch mee aanvaard.
Kopieer wel niet zomaar factuurvoorwaarden, maar pas ze aan op maat van jouw bedrijf, activiteit en sector. Win eventueel advies in van een jurist. Je kan ook een schadevergoeding opnemen bij niet-betaling, maar blijf redelijk.
Meer weten over onbetaalde facturen en hoe je ze kan vermijden? Download ons e-book en lees er alles over.