S’attaquer aux rappels de paiement !
Il va de soi d’être payé pour les biens et les services fournis. Pourtant, tout le monde a un jour dû faire face à des factures impayées. Et maintenant peut-être plus que jamais. Seuls 66,63 % des factures sont payés à temps. Mais pas moins de 15,48 % des factures impayées ne sont toujours pas payées 90 jours après la date d’échéance. Suivre rapidement et correctement vos factures est une première étape pour éviter cela même en période « corona ». Envoyez donc immédiatement un rappel de paiement dès que l’ultime délai de paiement est expiré.
Comment établir un bon rappel de paiement ?
Une lettre de rappel est une première étape pour informer votre client que le paiement de votre facture est toujours en attente. Sans ce paiement, votre propre trésorerie rencontrera des problèmes ce qui vous empêchera de procéder à de nouveaux investissements dans votre entreprise. Envoyez donc une lettre de rappel aimable mais ferme malgré tout.
- Personnalisez votre courrier
Choisissez une communication adaptée. Connaissez-vous le nom de la personne qui s’occupe de la facturation ? Adressez-vous à elle directement alors. Il est plus difficile de nier un message personnalisé.
- Restez aimable
Adoptez un ton aimable et positif. Ne menacez pas encore de frais ou d’actions supplémentaires. Il s’agit peut-être tout simplement d’un oubli ou d’une négligence. Après tout, vous espérez que votre client le reste après le paiement de cette facture.
- Allez à l’essentiel
Vous écrivez cette lettre afin de recevoir un paiement pour une facture qui n’a pas été payée à temps. Cela doit être clair dès le début.
- Donnez tous les détails de la facture
Communiquez de quelle facture il s’agit en mentionnant la date de facturation, le numéro de facture, le montant impayé et la date limite de paiement dépassée.
- Exigez le paiement
Vous attendez un paiement immédiatement après ce courrier. C’est pourquoi vous devez conclure avec un call to action clair et concret.
- N’énumérez pas vos sommations
Ne dites pas qu’il s’agit d'un premier rappel. Cela donne l’impression que d’autres vont suivre et provoquer finalement encore plus de reports.
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Quand dois-je envoyer une lettre de rappel par courrier recommandé ?
Le paiement n’a toujours pas eu lieu après le premier voire le deuxième rappel ? Vous devez alors envoyer une mise en demeure officielle comme dernière tentative pour être payé. Envoyez cette lettre de manière recommandée ainsi vous êtes sûr à 100 % qu’elle est bien reçue.
La preuve de la lettre recommandée est à charge de votre client(e). S’il/elle prétend ne pas avoir reçu de facture ou d’envoi recommandé, c’est à lui/elle en tant que destinataire de le prouver.
Voici les éléments que vous devez absolument reprendre dans la lettre de rappel recommandée :
- Mentionnez clairement qu’il s’agit d’une « mise en demeure ».
- Reprenez les suppléments qui seront calculés.
- Expliquez encore une fois clairement quel est le problème et exigez le paiement immédiatement.
- Indiquez explicitement que, si le paiement n’est pas effectué, vous êtes obligé de prendre d’autres mesures (légales).
- Joignez toutes les pièces justificatives telles que la facture impayée et les éventuels rappels.
- Ne faites pas de promesses inutiles. Sinon vous perdrez toute crédibilité.
Toujours pas de paiement malgré plusieurs rappels envoyés ? Vous préférez vous concentrez sur votre core business plutôt que sur ces tracasseries administratives ? Go Solid se charge d’un recouvrement rapide et sans frais de vos factures incontestées B2B en tenant compte de votre relation client et de votre réputation. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur ce que vous aimez faire ! Confiez-nous vos factures impayées au moyen de notre application internet et nous nous mettons immédiatement au travail pour vous !