Hoe pak ik betalingsherinneringen het best aan?

Hoe stel ik een goede betalingsherinnering op?

Een herinneringsbrief is een eerste stap om jouw klant te laten weten dat je de betaling van jouw factuur echt wel verwacht. Zonder deze betaling kan jouw eigen cashflow in de problemen komen, waardoor je misschien geen nieuwe investeringen kan doen in jouw zaak. Ga dus aan de slag met een vriendelijke herinneringsbrief, die toch kordaat genoeg is.

1. Schrijf persoonlijk

Kies voor een aangepaste aanspreekvorm. Ken je de persoon die de facturatie afhandelt bij naam? Spreek hem of haar dan rechtstreeks aan. Een persoonlijke boodschap is moeilijker te negeren.

1. Blijf vriendelijk

Hanteer een vriendelijke en positieve toon. Dreig nog niet met extra kosten of acties. Misschien is er gewoon sprake van een vergissing of slordigheid. Je hoopt ten slotte dat jouw klant na betaling van deze factuur klant blijft.

1. Wees to the point

Je schrijft de brief om betaling te krijgen van een factuur die niet tijdig betaald werd. Dat moet van in het begin duidelijk zijn.

1. Geef alle factuurdetails

Geef aan om welke factuur het gaat door de factuurdatum, het factuurnummer, het openstaand bedrag en de uiterlijke betaaldatum, die overschreden werd, te vermelden.

1. Roep op tot betaling

Na deze brief verwacht je onmiddellijke betaling. Sluit daarom af met een duidelijke en concrete call to action.

1. Nummer jouw aanmaningen niet

Vermeld niet dat het om een eerste herinnering gaat. Dat schept verwachtingen dat er nog volgen en dat kan meer uitstel in de hand werken.

Download hier onze handige template voor een klantvriendelijke betalingsherinnering.

Wanneer verstuur ik een aangetekende herinneringsbrief?

Blijft de betaling uit nadat je een eerste of zelfs tweede herinnering verstuurde? Dan moet je een officiële ingebrekestelling verzenden als laatste poging om jouw betaling te ontvangen. Stuur deze brief aangetekend, zo ben je 100 procent zeker dat hij goed ontvangen werd.

Een aangetekende brief legt de bewijslast bij jouw klant. Beweert hij een factuur of aangetekende zending niet ontvangen te hebben, dan moet hij dat als geadresseerde bewijzen.

Deze onderdelen moet je zeker opnemen in jouw aangetekende herinneringsbrief:

• Vermeld duidelijk het woord ‘ingebrekestelling’.
• Geef aan welke extra’s je zal aanrekenen.
• Leg duidelijk uit wat het probleem is en eis onmiddellijke betaling.
• Vermeld expliciet dat, indien betaling uitblijft, je genoodzaakt bent verdere (desgevallend gerechtelijke) stappen te ondernemen.
• Voeg alle bewijsstukken toe, zoals de onbetaalde factuur en eventuele herinneringen.
• Doe geen loze beloften. Anders verlies je jouw geloofwaardigheid.

 

Nog geen betaling ontvangen nadat je al enkele herinneringen verstuurde? Of hou je jezelf liever bezig met je core business in plaats van al deze administratieve rondslomp? Go Solid zorgt voor een vlotte en kosteloze invordering van jouw onbetwiste B2B-facturen met aandacht voor jouw klantenrelatie en reputatie. Zo kan jij jezelf volop concentreren op wat je graag doet! Stuur vandaag nog jouw onbetaalde factuur door via onze webapplicatie en wij gaan meteen voor je aan de slag!