Onbetaalde facturen wegen extra zwaar bij jaarafsluiting
Het einde van het jaar is een dure periode voor bedrijven. Bovenop het voorschot op de btw, zijn er extra kostenposten zoals bijvoorbeeld de eindejaarspremies. Het kan een reden zijn om facturen onbetaald te laten. Dat is slecht nieuws, want als je het jaar afsluit met onbetaalde facturen, dan komen die terecht in je jaarrekening. Je klanten, leveranciers en bankier interpreteren dat als een smet op je kredietwaardigheid. Kortom: onbetaalde facturen wegen dubbel zo zwaar bij de afsluiting van het boekjaar, en zijn dus beter te mijden.
Voor heel wat ondernemingen en zelfstandigen betekent het einde van het (kalender)jaar ook de afsluiting van het boekjaar. Best wel een logische keuze, die het eenvoudiger maakt om enkele jaarlijkse verplichtingen na te komen. Denk bijvoorbeeld aan fiscale fiches of btw-listings.
Keerzijde van de medaille: december is bij uitstek de maand waarin facturen onbetaald durven blijven. De twaalfde maand is doorgaans een dure maand met eindejaarsuitkeringen, premies allerhande, opgesoupeerde budgetten, enz. In dit coronajaar ligt de druk flink hoger dan gewoonlijk en dus wordt het extra uitkijken voor veel te laat of niet-betaalde facturen.
Nog schadelijker
Doorheen het jaar zorgen onbetaalde facturen ervoor dat je geconfronteerd wordt met onnodige rentekosten en negatieve effecten op je cashflow. Dat kan ervoor zorgen dat je zelf je rekeningen niet meer kan betalen. In het ergste geval kan jou dat zelfs over de rand van het faillissement tillen. Vergeet niet dat één op de vier faillissementen te wijten is aan onbetaalde facturen.
Op het einde van het jaar, bij het afsluiten van je boekjaar, zijn de gevolgen zo mogelijk nog schadelijker. Aangezien de jaarrekening die je neerlegt publiek raadpleegbaar is, kunnen je bank, je leveranciers en je klanten je cijfers opvragen en beoordelen.
Strengere eisen
Niet alleen ziet iedereen of en hoe winstgevend je bent, ze zien ook je ‘handelsvorderingen’. Dat zijn de uitgaande facturen die nog niet betaald zijn. De verhouding tussen het totaalbedrag van je onbetaalde facturen en je omzet toont hoeveel klantenkrediet je je klanten toestaat. Als de verhouding omzet-handelsvorderingen over de jaren stijgt, valt daaruit te lezen dat je vermoedelijk last hebt van slechte betalers. Onder meer je bankier – die de cijfers nauwgezet bestudeert – wordt daar niet erg happy van. Als je kredietwaardigheid niet optimaal is, zal je bank strengere eisen aan je opleggen als je krediet nodig hebt.
Hoe minder klantenkrediet je verstrekt, hoe beter. Hoe vlugger je klanten betalen, hoe sneller je het geld opnieuw kan gebruiken om te investeren, je lopende kosten te betalen, enz. En op het einde van het boekjaar: hoe hoger je kredietwaardigheidsscore.
Een zo kort mogelijke betalingstermijn resulteert in een zo gezond mogelijke positie van je werkkapitaal. In je algemene voorwaarden spreek je dan ook best een vervaldatum af die niet al te ver in de toekomst ligt. Maar wat is een aanvaardbare termijn? De wet spreekt van een maximumtermijn van 60 dagen. In de praktijk is een periode van 30 dagen gangbaar tussen bedrijven. Wanneer je geen betalingstermijn vermeldt op je factuur, wordt die termijn ook als standaard genomen. Het gebeurt dat grote ondernemingen in een onderlinge overeenkomst een betalingstermijn van 90 dagen afspreken met kleine of middelgrote leveranciers.
To-dolijst
Tijd voor actie! Met het einde van dit bijzondere coronajaar in zicht, staat dit met andere woorden je to-dolijstje. Stuur betalingsherinneringen en volg slechte betalers stipt op. Heb je daar zelf niet de tijd voor (je hebt tenslotte je eigen zaak te runnen)? Schakel dan zeker op tijd een derde partij zoals Go Solid in om niet-betaalde en niet-betwiste facturen kosteloos te innen.