Wanbetaling vermijden van bij de offerte? Het kan!

| Annelien Maurissen

Een offerte is vaak een eerste stap om een opdracht binnen te halen. Het is naast een uitgebreide prijsopgave ook een visitekaartje voor je bedrijf. Je offerte moet dus méér zijn dan de som van alle delen. Hoe overhaal je je prospect met je offerte? En hoe kan je al van bij dit contact wanbetaling vermijden?

Offerte aanvragen_designed by vectorjuice

Klanten beslissen niet altijd meteen met welke leverancier van goederen of diensten ze in zee zullen gaan en vragen meestal meerdere offertes aan bij verschillende bedrijven. Vaak is het ook een andere persoon in het bedrijf die de knoop doorhakt welke offerte de winnende is. Daarom is het van cruciaal belang om een positieve indruk te maken met je offerte. Let dus zeker goed op je taalgebruik. Een slordig ogende offerte kan potentiële klanten afschrikken. Ben je niet de goedkoopste? Dan heb je daar ongetwijfeld goede redenen voor. In een offerte kan je deze prijszetting toelichten en zo ook jouw werkwijze en visie nog eens onderstrepen.

Wat moet er in een offerte staan?

Een offerte geeft je de mogelijkheid om op maat te werken van de vraag van je potentiële klant. Je moet je prijzen dus niet altijd ‘open en bloot’ op je website vermelden, maar vermeld duidelijk de mogelijkheid om een offerte aan te vragen. Hierdoor kan je gemakkelijker inspelen op fluctuaties in de markt.

In de offerte omschrijf je gedetailleerd welke goederen of diensten je aan je potentiële klant zal leveren. Het moet met andere woorden duidelijk zijn wat de concrete opdracht is en voor welke prijs je ze uitvoert.

Neem daarnaast ook volgende informatie op in je offerte:

  • Jouw bedrijfsgegevens
  • De gegevens van je potentiële klant
  • De datum waarop de offerte werd opgesteld
  • Het offertenummer
  • Het uurloon, totaalprijs of prijs per stuk (vermeld ook duidelijk of deze prijzen inclusief of exclusief BTW zijn en of reiskosten al dan niet inbegrepen zijn in de prijs)
  • De geldigheidsduur van de offerte
  • Een verwijzing naar je algemene voorwaarden (een consument zal deze uitdrukkelijk moeten aanvaarden om tegenstelbaar te zijn)

Verstuur de offerte per e-mail in pdf-formaat, zodat je potentiële klant deze niet zelf kan wijzigen.

Hoe kan ik wanbetaling bij de offerte al vermijden?

Een offerte is niet bindend, maar het is wel een concreet aanbod om een overeenkomst te sluiten. Je laat de offerte dus best ondertekenen bij aanvaarding, zodat er later geen discussies ontstaan. Bevestiging via e-mail, bijvoorbeeld met de woorden ‘akkoord met offerte’ of ‘zoals afgesproken’, is ook voldoende.

Het is van belang dat je kan aantonen wat er werd afgesproken. Goede afspraken maken goede vrienden. Wanneer je klant een offerte heeft aanvaard, kan je aantonen welke afspraken er werden gemaakt. Als er dan iets misloopt, heb je iets om op terug te vallen.

Laat ook je algemene voorwaarden ondertekenen. Deze voorwaarden creëren het contractueel kader dat geldt voor elke overeenkomst met een klant en bepalen jouw rechten en plichten als leverancier, maar ook deze van je klant. Vermeld hierin bijvoorbeeld ook je factuurvoorwaarden, zodat je klant hiervan op de hoogte is. Je algemene voorwaarden zijn ook pas bindend wanneer je klant ze heeft gelezen en er uitdrukkelijk akkoord mee gaat. Vraag dus steeds een handtekening of een schriftelijke bevestiging. Zeker ten aanzien van consumenten versterkt dat aanzienlijk je positie.

 

Rekening gehouden met al deze tips en toch nog een klant die niet betaald? Bezorg ons je onbetaalde factuur, algemene voorwaarden en andere communicatie in drie eenvoudige stappen en wij gaan voor jou aan de slag! In gemiddeld vier weken ontvang je je betaling.