Wat als mijn klant mijn factuur betwist?

| Annelien Maurissen

Het komt vaker voor dan we willen: je leverde goederen of diensten, maar je klant gaat achteraf niet akkoord met je factuur. De redenen hiervoor kunnen zeer uiteenlopend zijn. Als je professionele klant niet betaalt omdat hij niet akkoord gaat met je factuur, moet hij zich verzetten tegen deze factuur, ofwel de factuur betwisten. Hoe ga je hier mee om als ondernemer?

Een betwisting van je klant? Houd het hoofd koel en zoek een wederzijds akkoord_design by pch.vector

Betwisting is niet per se gelijk aan geen betaling

Je ontvangt een betwisting. Wat nu? Je klant moet steeds een reden opgeven voor zijn betwisting. Zijn betwisting moet dus steeds gegrond en gemotiveerd zijn. De meest voorkomende redenen van een betwisting zijn:

  • De werken zijn niet correct uitgevoerd.
  • Het factuurbedrag komt niet overeen met de offerte.
  • De werken of de levering gebeurden niet op tijd.
  • Er werden werken uitgevoerd of gefactureerd die nooit zijn gevraagd.
  • Er werd aan de verkeerde vennootschap gefactureerd.

Als je klant meteen één van deze redenen opgeeft, is het gemakkelijk. Pas bijvoorbeeld je factuur aan, bezorg hem een kopie van je algemene voorwaarden of van de ondertekende offerte of maak een creditnota voor het foutief gefactureerde gedeelte. Meestal volstaat dat om alsnog je betaling te ontvangen.

Klant houdt voet bij stuk

Gebeurde de betwisting buiten de termijn zoals vermeld in je factuurvoorwaarden? Meld dit aan je klant. Hopelijk gaat je klant in op dit argument en ontvang je snel je betaling.

Anders wordt het wat complexer. Probeer steeds de reden van de betwisting te weten te komen. Vraag even door naar de ergernis van je klant en formuleer een commercieel voorstel. Ook als alles correct volgens het boekje is verlopen. Je kan een (laattijdige) betwisting ook steeds voor de rechter brengen, maar dat is natuurlijk een scenario dat je zeker wil vermijden.

Voorkomen is beter dan genezen

Een factuur volgens de regels van de kunst, duidelijke factuurvoorwaarden en goede sluitende afspraken of een prijsofferte kunnen de betwisting van je factuur voorkomen.

  • Vermeld in je algemene voorwaarden of factuurvoorwaarden de termijn en manier waarop de betwisting moet gebeuren. De termijn moet kort en redelijk zijn, meestal tussen de acht en veertien dagen na ontvangt van de factuur. Een betwisting gebeurt best ook schriftelijk. Vermeld dus ook of je een betwisting via e-mail wenst te ontvangen of liever via aangetekend schrijven.
  • Voeg een verwijzing naar je algemene voorwaarden of factuurvoorwaarden toe op je factuur. Staan deze op de achterkant van je factuur? Verwijs er toch naar op de voorkant van je factuur.
  • Daarnaast kan je ook offertes, bestelbonnen en/of leverbonnen laten ondertekenen. Voeg hier ook de naam van je contactpersoon aan toe of de naam van de persoon die de goederen in ontvangst nam.

Reageer tot slot zo snel mogelijk. Vaak wordt het probleem alleen maar groter des te langer je het laat liggen. De betwisting negeren of alsnog betalingsherinneringen versturen kan voor meer frustratie bij je klant zorgen. Neem contact op met de klant en probeer tot een wederzijds akkoord te komen.

Betwisting tijdens de IOS-procedure

Als Go Solid een betwisting van je klant ontvangt, stopt de IOS-procedure waarmee Go Solid je facturen int. Deze is namelijk enkel van toepassing op onbetwiste facturen. We geven je wel ons advies mee voor een eventuele invordering via de klassieke gerechtelijke procedure via dagvaarding. De openstaande (gerechts-)kosten kunnen dan worden toegevoegd aan de dagvaarding. Indien je beslist om het dossier toch stop te zetten, moeten we de eventuele openstaande kosten aan jou factureren. Eens je klant de factuur betwist en deze blijkt gegrond, vervalt namelijk ook de rechtsbijstandsverzekering.